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導入事例

導入事例【業務効率改善〜はんばいQ30】

カテゴリー[はんばいQ, 導入事例]

エイトサウザンド様がはんばいQを導入されてから、業務効率が改善できたというお話を伺いました。

導入の際は、事務処理を簡略化したいというお話でしたよね。当時のお話を改めてお伺いしてもよろしいですか?

事務処理を行っていく中で、二度手間だと感じる部分が多くあったんです。

例えば受注入力するとき、先に発行した見積書の内容と全く同じものを、もう一度受注書に入力したり、
受注→売上、発注→仕入れの際もそれぞれの伝票に全く同じ内容を入力したり。

そういった二度手間をどうしても解消したくてお願いしました。

『はんばいQ』は、受注入力の際に見積書のデータを呼出して受注入力画面に反映することが可能なので、同じ内容を二度書くという手間はかからなくなります。

同様に受注→売上、発注→仕入の際もそれぞれのデータを呼び出して反映させることで二度手間の解消ができるんです。

二度手間でストレスだったものが限りなく削減されて驚きました。
これまでのことを考えるとそれだけでも業務効率は上がりましたね。

あと『はんばいQ』は機能をカスタマイズしてくださるので、多少の無理でも聞いてくださるのもありがたいです(笑)。

「ファイリングの都合で見積書はB5にしたい」ですとか、
「受注した際に仕入れが必要なものがあれば発注も同時にできるようにしたい」
といったものですよね。お安い御用です(笑)。

本当に運用しやすい形で希望を反映してくださったので、かゆいところに手が届くとはこのことかと思いましたね。
想像以上に業務効率の効果が出て当社としては嬉しかったですね。

『はんばいQ』の基本機能に加えて、若干のカスタマイズと運用の工夫で、手間を大幅に削減できることを実感していただいて、こちらも大変嬉しい限りです。
今後も何かございましたらお気軽にお問い合わせください!

導入事例【働き方改革に貢献】

カテゴリー[はんばいQ, 導入事例]

今回は、2012年6月号のQinfo読者訪問でご登場いただいたエイトサウザント株式会社の小笠社長にお話を伺います。

当社とも長くお付き合いいただいており、はんばいQシリーズはバージョンアップを重ねながら長くご愛用いただいております。
セキュリティを強化し複数の拠点で使用できるようにしたことで、働き方も変わってきたそうです。

まずエイトサウザント株式会社様の事業内容をお伺いできますでしょうか?

我社は、精密部品を収納する樹脂トレーを真空成型で製造している“工業用トレー屋さん”で、大阪の本社の他に東京にも営業所を開設して事業を展開しています。

当社とは長~~~いお付き合いをしていただいていますよね(笑)。

そうですね。
「MS-DOS」(※1980年にWindowsよりも前にマイクロソフトが作ったOS、現在は開発終了)の頃からですので、もう30年来のお付き合いですね。
これまでも何世代かのアップグレードを行っていただき、現在は最新の『はんばいQ30』を使用しています。

2015年にはセキュリティ強化のために「UTM」(※)を導入いただきました。

※UTM:複数の異なるセキュリティ機能を一つのハードウェアに統合し、集中的にネットワーク管理を行う機器

当時、迷惑メールをはじめ悪質なメールなどがやたら多く来ていて、万が一、ウイルスなどに感染してしまうと大変だということでUTM導入をご相談させていただいたんです。

ちょうど当社でも「VPN」(※)を活用した複数拠点間ネットワーク運用などを推進しており、セキュリティ強化の観点から積極的にVPN対応のUTMの導入を進めていたので、タイミング的にもバッチリでした(笑)。

※VPN:インターネット上で利用者専用の仮想的なプライベートネットワークを構築することで、セキュリティ上の安全性を担保して通信を行う技術

そんな経緯もあって、セキュリティ強化のために導入したUTMだったんですが
コロナ禍でテレワークの必要が生まれた時に、実はVPN対応のUTMがあれば環境を簡単に構築できると仰っていただいたので驚きました。

使っていただいている「はんばいQ30」はプライベートクラウド(※企業が自社専用として構築し運用するクラウド環境)に対応していますし、せっかくならもっと使いこなしていただけたらと思い、ご案内させていただきました。

実際、「はんばいQ30」を使ってどこででも仕事ができる環境つくりが簡単に出来ました。働き方も大きく変わっていきましたね。

働き方のどういった部分が変わったのでしょうか?

我社は大手企業や大きな工場との取引が多く、コロナ禍において「来るな」と言われることも多かったんです。
ですから社内でも対策を徹底的にするため、出勤シフトは1日2人体制にし、テレワークをフルに活用することで業績的にもコロナの大きな影響は出ずに済みました。

販売管理のような事務系の仕事は出勤せざるを得ないかと思っていましたが、はんばいQ30がテレワークに対応していたおかげで、業務内容を気にせずシフト調整をすることができました。

「はんばいQ30」のプライベートクラウド機能によって、テレワークの成果がでているのは我々としても嬉しい限りです。

実はテレワークだけじゃなく、更に多様な働き方の模索にも繋がっていて、どんどん働き方改革を進めているんです。コロナがなければここまで考えていなかったかもしれません。

そもそもセキュリティ強化のために導入していただいたUTMが本来の目的以上の効果を挙げたことで、テレワーク導入に留まらず、働き方改革を更に考えるキッカケにまでなったということですね。

そうですね。働き方が変化したことで見えてくる部分もありますし、どんどん新たなチャレンジもしていこうと思っています。

今後のエイトサウザント株式会社様がどのようなチャレンジをしていってくださるのか楽しみです。本日はお忙しい中、ありがとうございました。

導入事例【業務効率の改善〜こうじQsp】

カテゴリー[こうじQ, 導入事例]

今回は、工事業向け見積/売上/請求/原価管理パッケージ『こうじQsp』をお使いいただいている㈱山佐塗装工業様の代表取締役 山本 眞司さんにお話を伺います。

元々、他の業務ソフト(某カ○オの「○一」)を使っておられたのですが、単なる伝票発行だけではなく、しっかりとした原価計算をしたいということから、現場ごとの原価計算ができる『こうじQsp』を導入いただいたところ、業務効率の改善にもお役立ていただけているそうです。

まず㈱山佐塗装工業様の事業内容をお伺い出来ますでしょうか?

当社は、住宅・マンション・工場の外装工事、塗装・防水工事をメインに、リフォームや新築工事まで行なっている会社です。

元々は家具の塗装や建物の塗装を中心にやってらっしゃったんですよね。

そうですね。父親が1961年に家具の塗装をやっていたのが始まりです。そこから高度成長期に建物の塗装まで手掛けるようになり、私はそこで職人として家業を手伝っておりました。

平成8年に父親が急逝し、心の準備もないまま継ぐことになったので最初は大変でしたが、仕事を行っていくにつれて「これまでのような下請けだけでは駄目だ」「顧客と直接取引が出来るようにしよう」と思うようになったんです。

2012年に建設部を創設されたのはそのような経緯からだったんですか。

塗装だけでなく建築全般をやれるようにしなければと思いまして(笑)。
今では塗装50%、防水20%、建築30%の比率になっています。

建築のご依頼も多くなってきているんですね!

ありがたいことにそうなんです。
今後の展望として、建設業というのは基本的に分業化していて、当社のように塗装・防水・建築を一体的にやるところが少ないので、「塗装+防水+建築の融合」という強みを活かして建物を守る仕事、維持管理する仕事をやっていきたいですね。

そのように手広くやり始めようと考えられた事によって、これまでの業務ソフトでは賄えない部分が出てきてしまったのが導入のキッカケということですね。

元々、他の業務ソフト(某カ○オの「○一」)を使っていたのですが、現場ごとにしっかりとした原価計算ができず、細かい管理ができないことを問題だと感じていました。
きちんと管理できる販売管理ソフトやシステムを探していたところ、シスポートさんが開催されていたセミナー(『工事業における見積~売上~仕入~請求などの業務と、現場ごとの原価計算(工事台帳作成)が簡単に行えるソフトの説明会』)に参加させていただき、「これだ!」と思いご相談させていただきました。

『こうじQsp』は、当社が様々な業種向けシステムで培ってきた豊富な経験・ノウハウを融合させ、それを工事業・建設業向けに特化させた販売管理システムなので、「ここをこうしたかった!」という声にお答えできるソフトだと、自信を持ってご紹介しております!

実際導入してみて、これは原価管理の面とは別のお話になるのですが、複数のPCで運用できるようになったのはありがたかったですね。

これまでは一台のPCに業務ソフトを入れて、そのPCだけで運用していたのですが、『こうじQsp』は私だけでなく他の社員のPCからも使ってもらえるよう、4台のPCでのネットワーク仕様にして頂きました。

1台のPCにしか業務ソフトが入ってない状態だと、「あの人が今使ってるからこの入力は後にしよう」といった不便な面が出てきますしね。
当社のソフトはクライアントサーバーシステム(※)を採用しているので、今回は山佐塗装工業様にも活用していただきました。

※クライアントサーバーシステム:一つのサーバーにソフトを入れることで他のPCからでもそのソフトが使えるシステム

4台のPCで同時に接続できるのは、1台で運用していた時期を考えるとめちゃくちゃ便利になりましたね。

今後もしテレワークが必要になったときにすぐ対応できますし、その際はご相談下さい。

『こうじQsp』を導入していただいてから業務の方はいかがですか?

以前のソフトでは至らなかった部分が解消され、複数のPCでも使えるようになったことで、売上~請求業務の効率がぐっと上がり、順調に行えるようになってきました

ただ原価管理はまだ活用しきれていない部分もあり、やりたかったように出来ていないんです。今は日報に専用のグループウェアを使っていて、将来的にはそことの連携もしていきたいと考えているので、これからもサポートしていただきたいと思っています。

お任せください!
㈱山佐塗装工業様の更なる業務効率改善に向けて尽力させていただきます。

塗装+防水+建築の融合という強みを活かして、『塗装・建築を通じ、住まいの未来を創造する』という経営理念のもと、ますます発展されることを祈っております。本日はありがとうございました。