ネコの穴(ITアドバイザー養成所)
Q-info 第170号 2022年2月発行 【ネコの穴】
カテゴリー[コラム/Qinfo, ネコの穴(ITアドバイザー養成所)]
テーマ:電子帳簿保存法（電帳法）
2022年1月1日から電帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）
[略称：電帳法]が改正されました。
電帳法は1998年に施行されてから数回の改定が行われてきました。徐々に電子データ保存が認められる範囲が拡大されたり要件が緩和されたりしてきました。そして今回、更に要件が緩和されたとネットには書いてあるのですが、調べると調べるほどやはり複雑でわかりにくいです。
しかし、どうしても押さえておかないといけないところはあるので、その点についてご説明します。
【電子取引の電磁的記録の義務化】
これまで認められてきた電子取引での取引情報を出力した書面は保存書類として取り扱わないこととなり、電磁記録として定められた要件に従って保存することが義務づけられます。
つまり、電子データで受領した書面を印字して、紙の状態で保存することが認められなくなるということです。
電子取引とは何を指すのでしょう？
- 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
- インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
- 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
- クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
- 特定の取引に係るEDIシステムを利用
- ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
- 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
では取引情報とは何を指すのでしょう？
注文書や契約書、送り状、納品書、領収書、見積書などです。
つまり、メールで送られてきた見積書や請求書のPDFデータ、複合機でデータ化されたFAXデータ、Webからダウンロードした支払明細データなどを印字して保存することが認められなくなるということです。
そして、電磁的記録（電子データ）として保存するに際しては、以下のいずれかの要件を満たしていることが必要とされます。
・タイムスタンプが付与された後の授受
・授受後遅滞なくタイムスタンプを付す
・データの訂正削除を行った場合に、その記録が残るシステム、または訂正削除ができないシステムを利用
なお、政府は昨年末、電子データで受け取った請求書や領収書を電子保存するよう企業に義務づけるのを2年間延ばすことを決定しました。しかし、2年間の猶予です。今から対応を考えておくことが必要かと思います。
Q-info 第162号 2021年6月発行 【ネコの穴】
カテゴリー[コラム/Qinfo, ネコの穴(ITアドバイザー養成所)]
テーマ:システムを導入するときは････
久方ぶりの『ネコの穴』♪ 今回は、システムを新たに導入するときによく戴くご質問をご紹介しますね(^^)
「システムを導入するときは、Windowsパソコンやプリンターなどのハード一式を御社から買わないといけないのでしょうか？」
ハードに関するご質問のうち90%が上記のご質問なんですよ♪ 結論から申し上げますとお買い求め戴く必要はございません!!
WindowsPCであること、プリンターもメーカーが動作保証しているドライバーが用意されている製品であることなど、最低条件は
あります。その最低条件がクリア出来ていれば、基本的には（お客様がお持ちのPCでも）全く問題ないです(^^)
では、何故このようなご質問を戴くのでしょう？過去に何かあったのでしょうか？
答えは、20年ほど前・・インターネットが爆発的に普及をし始めた時にありそうです。
インターネットが普及する前は、システム専用のコンピュータ、文章作成専用のワープロなど用途や役割によって機器がそれぞれ、独立して動いていました（stand aloneっていいます）。
プリンターとコンピュータは対になっていました。ネットワークなんていう考えもまだ浸透していません。
サポートも楽でした～♪トラブルやその原因も想定出来る範囲内に収まっていましたから(^^)
それが今はどうでしょう？ パソコンは、1台で何役こなしていますか？ メールはもちろん、Office系ソフトなどの文章作成に表計算、FAXもデータでパソコンが送受信してくれます！ ネットで調べ物してからお買い物・・宅配便の再配達依頼、一部公的機関の手続きも可能です。 そうそう、ネットバンキングで振り込みも朝飯前です。まだまだありますよ！
お仕事でお使いになる専用ソフトもここに加わります。ＣＡＤであったり、そうそう私達の『はんばいＱ30』もそうです。
ネットワークが構築されたおかげで、1台のプリンターをみんなで共有できるようになりました。
Excelファイルを共有フォルダに格納することで、全員が同じ情報を閲覧出来ます。わざわざ、ファイルコピーをする必要はありません。
インターネットに接続するということは、セキュリティも気にかける必要がありますよね？ セキュリティソフトもインストールします。
WindowsのUpdateは毎月更新です。
因みにセキュリティソフトには私達も手を焼いています。たまに『はんばいＱ30』をウイルスだと誤検知して削除する製品があるんですよ～^^;
複数の要因が絡み合うと、何かしらトラブルが発生したときに「システムが悪いのか？ 他のソフトが悪さをしているのか？ ネットワークか？Windowsか？」複数の原因を考えないといけなくなります。
サポートに時間をとられたくないと敬遠されるソフトウェア開発会社さんも一部いらっしゃいます。
そう！この時の名残です。「コンピュータを勝手にいじらんといて・・」ってお話です。
でも・・今はシステム専用にパソコンを買ってください・・なんていうことはほぼ不可能です。
コストパフォーマンスもスペース効率も悪すぎます・・
サポートに時間がかかることもありますが、1台で何役もこなしてくれているパソコンに『はんばいＱ30』をインストールします。
クラウドにテレワーク・・スマホもがっつり加わってきました（マルチプラットフォームといいます）
スマホも1台で何役もこなしてくれます。昔は、音楽聴くならウォークマン。ゲームするなら、ゲーム専用機。計算するなら、計算機、歩数を測るなら万歩計、電話かけるなら携帯電話。情報収集するなら、雑誌に新聞でした。
※かばんがパンパンやったなあ・・^^;
それが、今はスマホが1台あれば総て足ります。パソコンと同じメールアドレスを登録すればシームレスにどこもでいつでもメールを確認＆返信できます。
データも人も繋がることで『はんばいＱ30』のみならず、システムはもっと便利になります。
最後にもう一度・・私達の『はんばいＱ30』は、お客様がお使いのWindowsパソコンにインストール出来ます♪
（壱Ｑ）
Q-info 第152号 2020年8月発行 【ネコの穴】
カテゴリー[コラム/Qinfo, ネコの穴(ITアドバイザー養成所)]
テーマ:原因論と目的論
さて、皆さんは『原因論』と『目的論』をご存知でしょうか？ 今回は少し、アカデミック？な話題です♪
原因論とは、既に起こった出来事に対して、「何故？何故？」とその因果関係を解明していく方法です。主に事件や事故の原因を導き出すのに適しています。
一方の目的論は既に起こった出来事に対し、未来を踏まえた目的によって「どうすれば良いのか」 その因果関係（未来）を解明していく方法です。
つまり・・ 原因論では、「現在」は常に「結果」であり続けますが、 目的論では、「現在」は常に「手段」であり続けます。
システムのトラブル時には、この原因論と目的論を組み合わせています。
原因論で復旧まで・・トラブル発生 → 何故起こった？ → 原因判明！ → まずは回復
目的論で改善まで・・これから発生しないようにするには何が必要？ → 機器の買い換え？ ソフトウェアを更新？
業務手順を変更？ → 改善♪
こんなイメージでしょうか？
トラブルを前向きに捉えないと、現状維持で精一杯になってしまうことに繋がりやすいです。今を起点に、ではこれからどうしたいか？ 常に前向きになれるという意味において、目的論は仕事をもっと面白くしてくれるものかもしれません♪
原因論と目的論にご興味のある方は、嫌われる勇気などで有名になった「アドラー心理学」について調べてみてはいかがでしょう？発想の転換が起こるかも♪
（壱Ｑ）
Q-info 第146号 2020年2月発行 【ネコの穴】
カテゴリー[コラム/Qinfo, ネコの穴(ITアドバイザー養成所)]
テーマ:技術力
10年～15年ほど前に「技術(作業)は総て外注に出してコストダウンを図ろう！」が流行しました。
短期的にはこのアウトソーシングが大成功を収めます。
ただ、システム開発の分野では恐ろしいことが起こりました。自社内で開発を一切しないと技術力が落ちていってしまいます。
「外注に指示＆依頼したシステムが想定通り、正しく稼働するか判定できない」状態になり、結果として「外注に依頼するための仕様を策定できない」＆「そもそも何をシステムで出来るのか分からない・・頼めない」という、お客様に何も提案出来ないシステム開発企業に変質してしまうのです。
これって深刻な問題です！
「ふわっとしか仕様を決められない」から総て丸投げ！を良く言うと専門用語で「上流工程を押さえる」などと表現したりします。
ＰＤＣＡの「ＤＣＡ」を外注に投げて、Ｐ(プラン)だけを管理することに集中する！！なんてかっこええこと言うんですが、ＤＣＡの知識や技術無しにプロジェクト管理や仕様の策定は非常に厳しく、なんとかシステムが完成して運用がスタートしても保守が出来ません^^;
開発者は「お客様の業務効率を改善する為にお客様の業務知識と業務フローを理解し、自分の技術を駆使してシステムを開発」します。「お客様から業務をお聞きする→開発(改良)する」ことで(業務)知識と技術を身につけていきます。ところが、外注に丸投げで依頼すると。現場でお客様といっしょになって、業務を理解する部分がすっかり抜け落ちてしまうのです。
私たちは、自前に拘って40年間システムを開発し続けてきました。
小さいながらも、営業～システム設計～開発～サポートまで自前です♪
流行りに乗れなかった？のが幸いしました(^^)
少数精鋭を武器にこれからも頑張っていきます♪ どうぞ宜敷く御願いします！
壱Q
Q-info 第142号 2019年10月発行 【ネコの穴】
カテゴリー[コラム/Qinfo, ネコの穴(ITアドバイザー養成所)]
テーマ:業務効率改善のコツ？ ECRSの原則♪
一口に「業務効率の改善！」といっても、各企業にとって最適解を導き出すことはいくら情熱があっても難しいものですよね。
そんな難しい業務効率の改善を考えるにあたって役立つ考え方が、「ECRS（イクルス）」というフレームワークです。
元々は製造現場での業務効率化のために編み出されたものだと言われています。
※もしかしたら、皆さんとっくにご存知かも・・
今ではデスクワークや営業、小売業、サービス業など、さまざま業務・業種で応用されているそうです♪
「ECRS」とは、
- Eliminate（排除：取り除く）
- Combine （結合：つなげる）
- Rearrange（交換：組み替える）
- Simplify （簡素：簡素化する）
の4つの頭文字を指します。上記4つの切り口から改善のアイデアを考えてみるフレームワークです。
これら4つの視点に立って、業務改善効果の高い順にE→C→R→Sの順で考え、見直していきます。
最初に考えるべきは、業務そのものを削除する「E」です！！ 何故か？ 理由は簡単♪
一番、改善効果が高いからです♪
「せなあかん業務や(関西弁をイメージ）」と思って、当たり前にやっていることに
「なんでこの業務が必要なん？ これって要る？」と問いかけてみると、
案外省ける業務や簡素化できる業務があったりすることにはたと気づきます(^^)
例えば、「毎週やっている1時間の定例会議」を考えてみましょう～♪
※シスポートのことではないです(^^)
- E(取り除く) ：廃止！
- C(統合する) ：毎月1回の定例会議にまとめてしまう
- R(取り替える)：テレビ会議システムで参加できるようにする
- S(簡素化する)：15分で終了する
これなら出来るかも！って思いませんか？
是非、「聖域」だと思っている業務を見直してみましょう♪
ただし現場の方からは、「ECRS」を使った提案はできても決断はできません・・
全体を見渡せる方(トップ)の「業務効率を改善したい！」という思いの強さと「決断」が必須です。
そう！ 業務効率の改善は、トップの情熱×時間です！
（壱Ｑ）
Q-info 第140号 2019年8月発行 【ネコの穴】
カテゴリー[コラム/Qinfo, ネコの穴(ITアドバイザー養成所)]
『医師の技量は「ただ時間をかけて繰り返す(作業？)」だけでは上達しません』
何か1つのことに、ただやみくもに時間数をかけても上達するかどうかは難しい… 解ってるようで解っていない？ そんなお話です♪
仕事でもなんでも、もっと上達したい！と願うのなら、向上しようとする意識を持つことが必要になります。
皆さん、車の運転にはかなりの時間を費やしてこられたと思います。だからといって、自動車のレース・・例えば「Ｆ１レース」に出場できるでしょうか？ 残念ながら、恐らく無理です・・^^; ※もちろん、私も無理です♪
向上に努めることは日常的に行う活動の大半(仕事も含めて)で私たちがやっていることと全く異なります。ある調査結果では、医師と看護師の技量は時間を経ても格段に向上するわけではないと出ているそうです。「習得しようという意識と情熱」がないかぎり、エキスパートを目指すわけでもなく、ハンドルをただ握っている私たちのように、何時間も漫然と同じ業務をこなすだけ・・
システムやITツールに置き換えてみましょう。
システムやＩＴツールを使って、「業務効率の改善を図る！働き方改革を模索する！」って響きは良いですよね。でも、情熱を持ち続けないとまず達成できません・・ システムやＩＴツールを導入するだけだと、入力の手間が増えるだけかもしれません。
ただ、漫然と今までの同じ業務を新しいシステムで行なっているだけ？かも・・
イチロー選手は、野球のことだけを考え続けて、たえず自分の目指す理想の選手になろうと天文学的な時間数を練習に費やしたのだと思います。もっと会社を良くしたいという気持ちを常に持ちながら、業務を見直す・・ その結果、システムを導入すべき！なら、もちろんシスポートは全力でサポートします(^^)
業務効率の改善は、情熱×時間といえるかもしれません。 もっともっと良くしたい！ そんな思いを応援するシステムを開発したいとシスポートは、考えています♪
（壱Ｑ）
Q-info 第138号 2019年6月発行 【ネコの穴】
カテゴリー[コラム/Qinfo, ネコの穴(ITアドバイザー養成所)]
テーマ:生産管理システムと効率化
アメリカのある救急病院のお話です。この病院は、手術室に大きな問題を抱えていました。
32の手術室で年間3万件あまりの外科手術が行われていて、予定を組むのが難しい状態でした。出術室は、常に予約でいっぱい・・そのために急患が出ると予定の組み直しに四苦八苦。スタッフはしょちゅう、予定外の残業をしていました。
この危機的状態から劇的に改善します。
どうやって？ 簡単なことだったようです。「32ある手術室の内、1つを緊急手術専用に常時空けておく」たったこれだけです！ 空きがないって言ってるのに、あえて1つを空けておく・・ 上記方法を採用してから2年間、病院の手術件数は毎年7～11％増加しました。
なぜ劇的に改善したのでしょう？
手術には2種類あります。計画的なものと計画外のもの。当時、32の手術室は総て計画的な手術で埋まっていました。計画外の手術が発生するとスケジュールの組み替えが必要になります。急患を受け入れる… 計画的な手術を組み替える代償が伴います。長時間労働による残業代（経済的代償）、計画の変更は現場を混乱させる確率が上がりますから、医療ミスが増えるという医療上の代償… 長時間労働による技量低下（手術時間が長くなってしまう）などの効率の代償です。恐ろしい…
ところが、「急患は常に空けてある緊急手術専用の手術室で対応する」ことで、総てが計画通りに回りました♪
★計画外の手術は必ずあるものだと計画したことが改善に繋がりました！！★
行動経済学では、「スラック（余地とか、余裕）を設ける」というそうです。私達が進めている、「システムを使って効率化を図りましょう！ 無駄を省きましょう！」って真面目に考えると、どうしても無駄を省くことばかりに注視してしまいますよね。計画的な生産予定をきっちり回そう！非常に大切なことです。
でも、もしかしたら敢えて「スラック」を設けることで効率性や生産性がグッと上がるかもしれません♪
生産管理システム「Assist」は、機械や人の負荷率を可視化出来ます。見る側(私達)の視点が多ければ多いほど、意外な側面が見えてくると考えます。 是非、いっしょに考えていきましょう！
Q-info 第135号 2019年3月発行 【ネコの穴】
カテゴリー[コラム/Qinfo, ネコの穴(ITアドバイザー養成所)]
テーマ：パソコンの引越し
パソコンを買い替えた時、いつも困るのがデータのお引越し・・^^;
今年こそ、Windows7をWindows10に買い換えたい！ そんな皆さんにお引越しの作法をお伝えします♪
①ブラウザーのお気に入り
結構忘れがちですが、とっても困るものです。お気に入りのデータは、エクスポート出来ます！
また、ビジネスオンラインバンキングをされている方は、銀行にPC変更の申請も必要ですよ！
②マイドキュメントの中・・特に写真を
かなり溜め込んでおられる人は移行にかなり時間がかかります。予め整理するなどしておくと楽になりますよ。
③メール！！
こちらもやっかいです。予め不要なメールを削除しておかないと、移行にどえらい時間がかかります。
また、メールを閲覧するソフトの代名詞「Windows Live メール」の開発をMicrosoftがやめてしまったこともあって、今までと使い勝手の違うメールソフトを使うことになりますから、慣れるまでのストレスも考慮しましょう。
そうそう、連絡先の移行も忘れないでくださいね！
※ちなみに壱Qはメールソフトの利用を辞めてGmail（Webでメールを見る）に切り替えました！
引越しの手間もかからずとっても楽ですよ♪
④最後はユーザー辞書♪
ユーザー辞書の登録をしていると日本語変換が自分に合ってきます。楽なのですが、新しいPCに移行を忘れていると不便この上ない・・ ブラウザーのお気に入りと一緒でエクスポート出来ますから、ユーザー辞書を利用している人は忘れずに移行しましょう！
ざっと挙げてみましたが如何でしたか？
パソコンを買い換えたら、データの移行は避けて通れません・・・
どうせ通るなら事前にしっかりと準備をしておいて、気持ちよく通りましょう♪
（by 壱Q）
Q-info 第132号 2018年12月発行 【ネコの穴】
カテゴリー[コラム/Qinfo, ネコの穴(ITアドバイザー養成所)]
皆さん、「情報システム部(略して情シス)」という部門をご存知ですか？
私達が提案するシステムは、顧客管理・販売管理・在庫管理などの基幹＆業務システムです。言うまでも無く、社内の運⽤によっては売上が左右される重要な役割を担っています。なんとかシステムを導入して、「はい！終わり！後は上手に使ってね！」そんなわけにはいきません・・^_^; システム導入後も社内業務が滞らないように運⽤、保守が必要となります。
一般的には規模の大きい企業の場合、情シスが担う部分になります。今や情シスの役割は、多岐にわたります。パソコンやスマホ、メール、チャット、FAXなどの社内インフラ構築もこの情シスの仕事です。WANやLANなどのネットワーク構築から必要なIT機器の購⼊など、業務内容にも幅があります。
IT機器に詳しくない仲間に対してヘルプデスクも行ないます。社内で導入しているExcelやWordなどのアプリケーションの使い⽅がわからない⼈にレクチャーしたり、ソフトが起動しないなどのトラブルがあったときに対応したりします。
ここまでお読み戴いて、「えっ？これってシスポートに電話して聞いてることやん？」と、気付いてくださったと思います！
企業によっては「情報シス」をアウトソーシングしている場合も多く、外注先さんとのやり取りもバッチリ行ないます。
まさに私達の保守サポート業務になります♪ アウトソーシングを利⽤することでシステムの構築や保守を行なう必要がなくなり、その分だけ社内のヒト・モノ・カネを売上につながる業務に集中できます。
私達シスポートの役割は、システムだけではない幅の広い業務支援を求められていると考えています。
みなさんといっしょに問題解決を図れる企業を目指しています！ これからも宜敷く御願い申し上げます！！
（by 壱Ｑ）
Q-info 第128号 2018年8月発行 【ネコの穴】
カテゴリー[コラム/Qinfo, ネコの穴(ITアドバイザー養成所)]
テーマ:ブルックスの法則
ソフトウェア開発は、会社（社風）や案件、現場によってルールも内容もそれぞれ変わります。
面白いことに数多ある開発にはちゃんと？法則が存在します！ 今回は「ブルックスの法則」をご紹介しますね♪
これは、IBMのOS/360（メインフレームOS）の開発者であるフレデリック・ブルックスが『人月の神話』の中で提唱したプロジェクトマネジメントに関する法則です。
「遅れているソフトウェアプロジェクトへの要員追加はさらに遅らせるだけだ」
プロジェクトの進行が遅れている時に、要員を追加投入しても、追加を受けた人（困っている人）の作業パフォーマンスよりもコミュニケーションにかかる時間コストが上回ってしまい、更に遅延するというものです。
ドキュメント作成を怠っていたり、引き継ぎ資料が無かったりすると、打合せや仕様確認にかなりの時間が取られてしまいます。
ソフトウェア開発のようなデザイン作業において、追加投入された要員は、プロジェクトに対する基本的なコンセプトや方法、
既に進行している作業に対する教育などなされて初めてプロジェクトに貢献できるからです。
因みに「プロジェクト進行は要員数が少ないほどバグが少ない」こともよく言われます。
これは、少人数の方がバグの発生率が低いというよりも、人数が増加するほどバグが多くなるということを意味します。
小さなコミュニケーションの食い違いがソフトウェア障害に繋がるという典型的なお話です。
私達シスポートは、少数精鋭です。「人数が少ない＝規模が小さい＝大きい仕事が出来ない」と思われがち？なのですが、少数精鋭を活かした開発スピードと品質で勝負しています(^^)
今回ご紹介した法則は、お気づきの方もおられると思いますが決してソフトウェア開発だけに当てはまるものではありませんよね。
社内の情報共有を改めて考えて戴く機会になればと思います！
（壱Ｑ）