実務に合った販売管理・生産管理のシステムで業務効率の改善をサポートします！

弊社は主に織物の壁紙やふすま紙を製造しております。
京都で織物というと「西陣織」や「丹後縮緬」をイメージされる方が多いのですが、我々は天然素材の麻・綿そして木から生まれたレーヨン糸で織った内装用製品を扱っております。

確かに織物業界は分業が多く、弊社のように糸作りから最終製品まで行っているのは珍しいと思います。
ですが、そうすることで納期短縮が図れますし、何よりデザインも細部までこだわれるので、結果として我々にしか生み出せないオリジナリティある製品が作成できています。

そうなんです。作業工程も多く、自分たちなりにExcelやAccessを駆使して、工程管理や販売管理をそれぞれで行っていたのですが、どうしても負担になる部分が出てきてしまい、うまいこと工程管理と連動させて効率的に販売管理も出来るシステムはないかと探していたんです。

シスポートさんに出会う前も、色々なソフトを見比べていたのですが「この機能はいらんねんなぁ…」とか「この機能付いてないんか…」など、やりたいこととうまくマッチするものが見つからなくて。
でもシスポートさんは、自分たちがやりたい形になるようにカスタマイズを行って下さるとのことでしたので、思い切ってお願いすることにしました。

自分たちがやりやすいように好き勝手作ったシステムだったので、これに対応してくれというのは、我ながら無茶言うてるなと思っていました（笑）。
ですが、カスタマイズされた『はんばいQ30』は想像以上にオリジナルに合わせたシステムになっていて「ここまで理解して踏襲してくださるなんて」と感動いたしました。

ちょうど臨時公募の締切に間に合うかギリギリくらいのときで、急いで準備したのを覚えています。あんなにギリギリだったのにしっかりサポートしてくださって申請を間に合わせていただき、更に採択まで導いて頂いたので、もう感謝しかないですね。

オリジナルをうまく踏襲してくださったシステムで、工程管理と販売管理の連携が楽に行えるようになったことで、今まで一部の人間しか把握できていなかった在庫情報も簡単に共有できるようになりました。
また、生産数量やロット管理といった必要なデータの出力・加工も簡単に行えるので、データの活用がしやすくなり、作業の効率が一気に増しました。

視野が広がり、業務に対する目線も少し変わったので、ここはこうした方がいいのでは？ という思いも実は所々で出てきているんです。
例えばタブレット端末を使った作業もできたらなぁとか。
そういった野望を今溜め込んでおりますので、また近々ご相談させていただきますね（笑）。

弊社は出版業を営んでおりまして、主に月刊雑誌を個人様に販売する部門と、委託や常備を行う法人様相手の部門を運営しております。

もっと効率的に業務を行えないかと考えていたのですが、取引先も対法人様だけでなく、対個人様もいらっしゃるので、なんとなくソフトで管理は難しそうだなと思っておりまして……。正直あきらめかけていました。

そうなんです（笑）。『はんばいQ』だと幅広く対応していただけるということもあり、導入を決めました。

大きかったのは、月刊誌を毎月定期購読してくださっているお客様からお預かりした前受金の残高管理を、長年手作業で行っていた部分ですね。
手間も時間もかかってしまって大変だったんです。

定期購読更新の際も、更新時期になるとシステムが更新案内と振込用紙を同時に発行してくれる設定にしてくださったので、わざわざ突合チェックをしていたこれまでの手間は何だったのかと思えるほど楽になりましたね。

発送作業に関しても、「お客様によって購入部数もまちまちで管理が大変だから、うまく管理できるようになればなぁ。」という願いを叶えてくださったので非常に助かっています。

あと、対法人様の業務では、委託出荷、常備出荷した商品の出荷数と残数管理をわかりやすく見える化を実現してもらったりと、決まった形にこちらが運用を合わせていくものだと思っていた「販売管理ソフト」のイメージがいい意味で変わりましたね。

事務処理を行っていく中で、二度手間だと感じる部分が多くあったんです。

例えば受注入力するとき、先に発行した見積書の内容と全く同じものを、もう一度受注書に入力したり、
受注→売上、発注→仕入れの際もそれぞれの伝票に全く同じ内容を入力したり。

そういった二度手間をどうしても解消したくてお願いしました。

二度手間でストレスだったものが限りなく削減されて驚きました。
これまでのことを考えるとそれだけでも業務効率は上がりましたね。

あと『はんばいQ』は機能をカスタマイズしてくださるので、多少の無理でも聞いてくださるのもありがたいです（笑）。

本当に運用しやすい形で希望を反映してくださったので、かゆいところに手が届くとはこのことかと思いましたね。
想像以上に業務効率の効果が出て当社としては嬉しかったですね。

我社は、精密部品を収納する樹脂トレーを真空成型で製造している“工業用トレー屋さん”で、大阪の本社の他に東京にも営業所を開設して事業を展開しています。

そうですね。
「MS-DOS」（※1980年にWindowsよりも前にマイクロソフトが作ったOS、現在は開発終了）の頃からですので、もう30年来のお付き合いですね。
これまでも何世代かのアップグレードを行っていただき、現在は最新の『はんばいQ30』を使用しています。

当時、迷惑メールをはじめ悪質なメールなどがやたら多く来ていて、万が一、ウイルスなどに感染してしまうと大変だということでUTM導入をご相談させていただいたんです。

そんな経緯もあって、セキュリティ強化のために導入したUTMだったんですが
コロナ禍でテレワークの必要が生まれた時に、実はVPN対応のUTMがあれば環境を簡単に構築できると仰っていただいたので驚きました。

実際、「はんばいQ30」を使ってどこででも仕事ができる環境つくりが簡単に出来ました。働き方も大きく変わっていきましたね。

我社は大手企業や大きな工場との取引が多く、コロナ禍において「来るな」と言われることも多かったんです。
ですから社内でも対策を徹底的にするため、出勤シフトは1日2人体制にし、テレワークをフルに活用することで業績的にもコロナの大きな影響は出ずに済みました。

販売管理のような事務系の仕事は出勤せざるを得ないかと思っていましたが、はんばいQ30がテレワークに対応していたおかげで、業務内容を気にせずシフト調整をすることができました。

実はテレワークだけじゃなく、更に多様な働き方の模索にも繋がっていて、どんどん働き方改革を進めているんです。コロナがなければここまで考えていなかったかもしれません。

そうですね。働き方が変化したことで見えてくる部分もありますし、どんどん新たなチャレンジもしていこうと思っています。