実務に合った販売管理・生産管理のシステムで業務効率の改善をサポートします!

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はんばいQ

導入事例【運用を理解したカスタマイズで効率化】

カテゴリー[はんばいQ, 導入事例]

今回は、我が社自慢の販売管理システム『はんばいQ30』をご活用いただいている小嶋織物株式会社様にお話を伺います。
約90年という歴史のなかで培われてきた技術によって生まれる製品には、複雑な工程があり、今まで自分たちで管理をされていたとのこと。その分負担も大きく、なんとか楽に業務が継続、改善できないかというお悩みに対して、どのようなカスタマイズでお応えさせていただいたか、という導入事例をご紹介致します。

まず小嶋織物株式会社様の業務内容について簡単にお聞かせいただけますか?

弊社は主に織物の壁紙やふすま紙を製造しております。
京都で織物というと「西陣織」や「丹後縮緬」をイメージされる方が多いのですが、我々は天然素材の麻・綿そして木から生まれたレーヨン糸で織った内装用製品を扱っております。

なんでも糸作りから非常にこだわって生産してらっしゃるとか。織物で一貫生産をしてらっしゃる企業はなかなか無いですよね。

確かに織物業界は分業が多く、弊社のように糸作りから最終製品まで行っているのは珍しいと思います。
ですが、そうすることで納期短縮が図れますし、何よりデザインも細部までこだわれるので、結果として我々にしか生み出せないオリジナリティある製品が作成できています。

ただその分、工程が多く、悩みも少なくなかったのでは?

そうなんです。作業工程も多く、自分たちなりにExcelやAccessを駆使して、工程管理や販売管理をそれぞれで行っていたのですが、どうしても負担になる部分が出てきてしまい、うまいこと工程管理と連動させて効率的に販売管理も出来るシステムはないかと探していたんです。

そんなときに当社が参加していた展示会でお声掛けくださったんですね。

シスポートさんに出会う前も、色々なソフトを見比べていたのですが「この機能はいらんねんなぁ…」とか「この機能付いてないんか…」など、やりたいこととうまくマッチするものが見つからなくて
でもシスポートさんは、自分たちがやりたい形になるようにカスタマイズを行って下さるとのことでしたので、思い切ってお願いすることにしました。

お話を聞いていくうちに工程数の多さに驚きましたが、何より自社で作っておられたオリジナルシステムのこだわりにも驚きました(笑)。

自分たちがやりやすいように好き勝手作ったシステムだったので、これに対応してくれというのは、我ながら無茶言うてるなと思っていました(笑)。
ですが、カスタマイズされた『はんばいQ30』は想像以上にオリジナルに合わせたシステムになっていて「ここまで理解して踏襲してくださるなんて」と感動いたしました

ありがたいお言葉、ありがとうございます。
そういえば小嶋織物株式会社様は2020年度のIT導入補助金を活用されての導入でしたよね。

ちょうど臨時公募の締切に間に合うかギリギリくらいのときで、急いで準備したのを覚えています。あんなにギリギリだったのにしっかりサポートしてくださって申請を間に合わせていただき、更に採択まで導いて頂いたので、もう感謝しかないですね。

私共も無事に採択されて安心いたしました。
実際『はんばいQ30』を使ってみていかがですか?

オリジナルをうまく踏襲してくださったシステムで、工程管理と販売管理の連携が楽に行えるようになったことで、今まで一部の人間しか把握できていなかった在庫情報も簡単に共有できるようになりました
また、生産数量やロット管理といった必要なデータの出力・加工も簡単に行えるので、データの活用がしやすくなり、作業の効率が一気に増しました

効率化に貢献できて何よりです!
導入してみて気付くことなどは何かございましたか?

視野が広がり、業務に対する目線も少し変わったので、ここはこうした方がいいのでは? という思いも実は所々で出てきているんです。
例えばタブレット端末を使った作業もできたらなぁとか。
そういった野望を今溜め込んでおりますので、また近々ご相談させていただきますね(笑)。

多少の無理も頑張りますのでご相談ください。

「日本の良さをもっと日本人に理解してもらいたい」という小嶋織物株式会社様の想いを、陰ながら応援しております。
本日はありがとうございました!

導入事例【柔軟なカスタマイズ】

カテゴリー[はんばいQ, 導入事例]

今回は、弊社自慢の販売管理システム『はんばいQ』を出版業界で使ってくださっている会社様にお話を伺います。

手作業で行う業務が多く、なんとか改善できないかというお悩みに対して、
どのようなカスタマイズでお答えさせていただいたか、という導入事例をご紹介します。

まずは業務内容を教えてください。

弊社は出版業を営んでおりまして、主に月刊雑誌を個人様に販売する部門と、委託や常備を行う法人様相手の部門を運営しております。

今回導入いただいたのは、どういったキッカケだったのでしょうか?

もっと効率的に業務を行えないかと考えていたのですが、取引先も対法人様だけでなく、対個人様もいらっしゃるので、なんとなくソフトで管理は難しそうだなと思っておりまして……。正直あきらめかけていました。

そこでカスタマイズして販売管理ができる『はんばいQ』の出番だったというわけですね!

そうなんです(笑)。『はんばいQ』だと幅広く対応していただけるということもあり、導入を決めました。

ありがとうございます。
業務でのお悩みとしてはどういったものがあったのでしょうか?

大きかったのは、月刊誌を毎月定期購読してくださっているお客様からお預かりした前受金の残高管理を、長年手作業で行っていた部分ですね。
手間も時間もかかってしまって大変だったんです。

打ち合わせを進めるなかで、この量を毎月Excelとはいえ手入力で行っているのかと驚いた覚えがあります。
これはなんとかしたいと思い、まずかなりの件数があった売上を一括で行えるよう、システムを開発させて頂きました。

定期購読更新の際も、更新時期になるとシステムが更新案内と振込用紙を同時に発行してくれる設定にしてくださったので、わざわざ突合チェックをしていたこれまでの手間は何だったのかと思えるほど楽になりましたね。

手作業を極力減らすだけで、一気に効率化が進みますよ。できる限り業務の負担を減らせるようカスタマイズしました。

発送作業に関しても、「お客様によって購入部数もまちまちで管理が大変だから、うまく管理できるようになればなぁ。」という願いを叶えてくださったので非常に助かっています。

お任せください。少しでも分かりやすく、素早く業務ができるよう、ひと目で発送先と発行部数が分かる一覧を出力する機能をお付け致しました。活用していただいているようで何よりです(笑)。

あと、対法人様の業務では、委託出荷、常備出荷した商品の出荷数と残数管理をわかりやすく見える化を実現してもらったりと、決まった形にこちらが運用を合わせていくものだと思っていた「販売管理ソフト」のイメージがいい意味で変わりましたね。

「販売管理」といっても、会社様によって管理方法も取り扱われる商品も異なるので、そこに合わせたシステムをご提案できるのがシスポートの強みです。今後もなにかございましたら何なりとお申し付けくださいませ!

導入事例【業務効率改善〜はんばいQ30】

カテゴリー[はんばいQ, 導入事例]

エイトサウザンド様がはんばいQを導入されてから、業務効率が改善できたというお話を伺いました。

導入の際は、事務処理を簡略化したいというお話でしたよね。当時のお話を改めてお伺いしてもよろしいですか?

事務処理を行っていく中で、二度手間だと感じる部分が多くあったんです。

例えば受注入力するとき、先に発行した見積書の内容と全く同じものを、もう一度受注書に入力したり、
受注→売上、発注→仕入れの際もそれぞれの伝票に全く同じ内容を入力したり。

そういった二度手間をどうしても解消したくてお願いしました。

『はんばいQ』は、受注入力の際に見積書のデータを呼出して受注入力画面に反映することが可能なので、同じ内容を二度書くという手間はかからなくなります。

同様に受注→売上、発注→仕入の際もそれぞれのデータを呼び出して反映させることで二度手間の解消ができるんです。

二度手間でストレスだったものが限りなく削減されて驚きました。
これまでのことを考えるとそれだけでも業務効率は上がりましたね。

あと『はんばいQ』は機能をカスタマイズしてくださるので、多少の無理でも聞いてくださるのもありがたいです(笑)。

「ファイリングの都合で見積書はB5にしたい」ですとか、
「受注した際に仕入れが必要なものがあれば発注も同時にできるようにしたい」
といったものですよね。お安い御用です(笑)。

本当に運用しやすい形で希望を反映してくださったので、かゆいところに手が届くとはこのことかと思いましたね。
想像以上に業務効率の効果が出て当社としては嬉しかったですね。

『はんばいQ』の基本機能に加えて、若干のカスタマイズと運用の工夫で、手間を大幅に削減できることを実感していただいて、こちらも大変嬉しい限りです。
今後も何かございましたらお気軽にお問い合わせください!

導入事例【働き方改革に貢献】

カテゴリー[はんばいQ, 導入事例]

今回は、2012年6月号のQinfo読者訪問でご登場いただいたエイトサウザント株式会社の小笠社長にお話を伺います。

当社とも長くお付き合いいただいており、はんばいQシリーズはバージョンアップを重ねながら長くご愛用いただいております。
セキュリティを強化し複数の拠点で使用できるようにしたことで、働き方も変わってきたそうです。

まずエイトサウザント株式会社様の事業内容をお伺いできますでしょうか?

我社は、精密部品を収納する樹脂トレーを真空成型で製造している“工業用トレー屋さん”で、大阪の本社の他に東京にも営業所を開設して事業を展開しています。

当社とは長~~~いお付き合いをしていただいていますよね(笑)。

そうですね。
「MS-DOS」(※1980年にWindowsよりも前にマイクロソフトが作ったOS、現在は開発終了)の頃からですので、もう30年来のお付き合いですね。
これまでも何世代かのアップグレードを行っていただき、現在は最新の『はんばいQ30』を使用しています。

2015年にはセキュリティ強化のために「UTM」(※)を導入いただきました。

※UTM:複数の異なるセキュリティ機能を一つのハードウェアに統合し、集中的にネットワーク管理を行う機器

当時、迷惑メールをはじめ悪質なメールなどがやたら多く来ていて、万が一、ウイルスなどに感染してしまうと大変だということでUTM導入をご相談させていただいたんです。

ちょうど当社でも「VPN」(※)を活用した複数拠点間ネットワーク運用などを推進しており、セキュリティ強化の観点から積極的にVPN対応のUTMの導入を進めていたので、タイミング的にもバッチリでした(笑)。

※VPN:インターネット上で利用者専用の仮想的なプライベートネットワークを構築することで、セキュリティ上の安全性を担保して通信を行う技術

そんな経緯もあって、セキュリティ強化のために導入したUTMだったんですが
コロナ禍でテレワークの必要が生まれた時に、実はVPN対応のUTMがあれば環境を簡単に構築できると仰っていただいたので驚きました。

使っていただいている「はんばいQ30」はプライベートクラウド(※企業が自社専用として構築し運用するクラウド環境)に対応していますし、せっかくならもっと使いこなしていただけたらと思い、ご案内させていただきました。

実際、「はんばいQ30」を使ってどこででも仕事ができる環境つくりが簡単に出来ました。働き方も大きく変わっていきましたね。

働き方のどういった部分が変わったのでしょうか?

我社は大手企業や大きな工場との取引が多く、コロナ禍において「来るな」と言われることも多かったんです。
ですから社内でも対策を徹底的にするため、出勤シフトは1日2人体制にし、テレワークをフルに活用することで業績的にもコロナの大きな影響は出ずに済みました。

販売管理のような事務系の仕事は出勤せざるを得ないかと思っていましたが、はんばいQ30がテレワークに対応していたおかげで、業務内容を気にせずシフト調整をすることができました。

「はんばいQ30」のプライベートクラウド機能によって、テレワークの成果がでているのは我々としても嬉しい限りです。

実はテレワークだけじゃなく、更に多様な働き方の模索にも繋がっていて、どんどん働き方改革を進めているんです。コロナがなければここまで考えていなかったかもしれません。

そもそもセキュリティ強化のために導入していただいたUTMが本来の目的以上の効果を挙げたことで、テレワーク導入に留まらず、働き方改革を更に考えるキッカケにまでなったということですね。

そうですね。働き方が変化したことで見えてくる部分もありますし、どんどん新たなチャレンジもしていこうと思っています。

今後のエイトサウザント株式会社様がどのようなチャレンジをしていってくださるのか楽しみです。本日はお忙しい中、ありがとうございました。