Excelでの売上管理・請求書作成はどこが限界？手間を減らすシステム化のタイミングと選び方
見積書はExcelのテンプレート、売上は月ごとのシート、請求書は取引先ごとのファイル……。Excelは手軽で便利な道具ですが、取引先や伝票の数が増えてくると、月末になるたびに「転記」「集計」「突き合わせ」に追われていないでしょうか。
この記事では、Excelでの売上管理・請求書作成が限界に近づいているサインと、システム化で何が変わるのか、そして最近選択肢が増えている「サーバーの持ち方」の選び方を、販売管理システム一筋40年のシスポートが導入事例とあわせてご紹介します。
Excelでの売上管理・請求書作成、こんな状態になっていませんか？
次のうち、いくつ当てはまるかチェックしてみてください。
- 見積書の内容を、受注書・納品書・請求書にそれぞれ入力し直している
- 売上の状況や請求の締め作業が、特定の担当者にしか分からない
- ファイルやシートが増えすぎて、どれが最新版か分からなくなることがある
- 取引先ごとに締日が違い、請求書の集計に毎月何日もかかる
- 入金の消し込みを目視で行っていて、漏れや二重チェックが発生している
- インボイス制度の記載要件を満たせているか、毎回不安になる
2つ以上当てはまるなら、Excelでの管理が業務の量に追いつかなくなり始めているサインです。
なぜExcelだと手間が増えるのか
原因は、Excelの使い方が悪いからではありません。販売の業務は「見積 → 受注 → 売上（納品） → 請求 → 入金」とつながった流れですが、Excelではそれぞれが別々のファイルやシートになりやすく、前の工程のデータを次の工程に「手で運ぶ」必要があるからです。
手で運ぶ回数が増えるほど、入力の手間と転記ミスのリスクが増え、チェックの時間も膨らみます。また、ファイルの作り方やマクロの中身を知っている人が限られると、その人がいないと業務が止まる「属人化」も起こります。
販売管理システムにすると何が変わるか
販売管理システムは、この流れを1つのデータベースでつなぎます。シスポートの販売管理システム「はんばいQ30」を例に、変わるポイントをご紹介します。
前の伝票を呼び出すだけで、次の伝票ができる
受注を入力するときは見積のデータを、売上を入力するときは受注のデータを呼び出して反映できます。同じ内容を何度も打ち直す必要がなくなります。
締日や集金サイクルは、取引先ごとに登録しておくだけ
取引先マスターに締日や集金サイクルを登録しておけば、日々の売上を入力するだけで、取引先別の請求元帳からそのまま請求書を発行できます。入力した伝票は取引先別・日付別に一覧で確認でき、集計も自動です。
インボイス制度に標準対応、請求書のメール送信も
はんばいQ30はインボイス制度に標準で対応しています。また、郵便料金の値上げや郵便の遅配対策として、納品書・請求書を自動でメール送信するオプションもご用意しています。
誰でも状況が分かる
データが1か所にまとまるため、担当者でなくても売上や請求の状況を確認できます。担当者の不在や引き継ぎのたびに業務が止まる心配が減ります。
サーバーはどこに置く？3つの運用方法の選び方
システム化を考えるとき、ソフトの機能と同じくらい大切なのが「どこで動かすか」です。最近は選択肢が増えています。
| サブスク型のクラウドサービス | 社内サーバー（プライベートクラウド） | クラウドサーバーでの運用 | |
|---|---|---|---|
| サーバーの場所 | サービス提供会社の環境 | 自社のオフィス内 | 国内データセンターの専用物理サーバー |
| 費用の形 | 月額（利用人数や機能で変わることが多い） | 初期に購入（リースを含む） | ソフトは買い切り（保守料のみ）＋サーバーは月額定額 |
| 自社に合わせたカスタマイズ | 難しいことが多い | 対応できる | 対応できる |
| サーバーの故障・入れ替え | 提供会社が対応 | 自社で対応（入れ替え費用が必要） | データセンターが24時間365日管理 |
| 災害・停電への備え | 提供会社の環境次第 | 自社の対策次第 | データセンターで管理 |
| 社外からの利用 | できる | できる（プライベートクラウドを構築） | できる |
| 使い勝手 | サービスの仕様に合わせる | これまでどおり | 社内サーバーとほぼ同じ |
サブスク型のクラウドサービス
初期費用を抑えてすぐに始められるのが利点です。一方で、月額料金は使い続ける限りかかるため、長く使うほど総額が大きくなることがあります。また、サービスの仕様に業務を合わせる必要があり、独自の処理が多い会社には合わない場合もあります。
社内サーバー（プライベートクラウド）
システムもデータも自社内で管理できる形です。社内のサーバーに社外から安全につなげる「プライベートクラウド」を構築すれば、テレワークや複数拠点でも利用できます。シスポートのQシリーズはすべてプライベートクラウドでの運用に対応しています。ただし、サーバーの保守や数年ごとの入れ替えは自社で考える必要があります。
クラウドサーバーでの運用（新しい選択肢）
シスポートが最近ご提案を進めているのが、国内データセンターにあるお客様専用の物理サーバーで、はんばいQなどのシステムを動かす運用です。オフィスからはインターネット経由で安全に接続するため、社内サーバーとほぼ同じ使い勝手のまま、サーバーを社内に置かずに済みます。
- サーバーの故障対応はデータセンターにお任せ：24時間365日の管理体制で、老朽化による故障や入れ替えの心配が減ります。
- 災害や停電のリスクに備えられる：オフィスが被災しても、データとシステムはデータセンターで守られます。
- ソフトは買い切り、サーバーは月額定額：ソフトは買い切りで、その後は保守料のみです。サーバーは基本設定などの初期費用のほかは月額定額で、利用状況によって料金が変わらないため、予算が立てやすくなります。ソフトの利用料を毎月払い続けるサブスク型と比べ、長く使うほど総額を抑えやすい形です。
- カスタマイズはそのまま：自社の業務に合わせたカスタマイズを生かしたまま運用できます。
「社内にサーバーを置きたくない」「サーバーの入れ替え時期が近い」「災害時のリスクを減らしたい」という会社に向いています。お申し込みから運用のご相談まで、窓口はシスポートが一括してお受けします。
オンプレミスとクラウドの違いについては、Q-info220【IT雑情報】オンプレミスとクラウドでも詳しくご紹介しています。
「うちの業務は特殊だから」という会社こそ
「市販のソフトを試したけれど、うちのやり方に合わなかった」というお声をよく伺います。はんばいQは、基本機能をパッケージとして備えたうえで、業務の流れに合わせたカスタマイズができる「イージーオーダー型」の販売管理システムです。パッケージに業務を合わせるのではなく、システムを業務に合わせます。
さらに、業種ならではの処理が多い業界向けには、業種特化型のシステムもご用意しています。たとえば呉服卸業向けの「ごふくQ」は、単品管理や浮貸借管理など、汎用ソフトでは対応が難しい処理を標準で搭載しています。
導入事例
二度手間の入力がなくなった（エイトサウザント株式会社様）
見積書と同じ内容を受注書に入力し直したり、受注から売上、発注から仕入の際にも同じ内容を入力したりと、事務処理の二度手間が課題でした。はんばいQの導入で前の伝票のデータを呼び出せるようになり、「二度手間でストレスだったものが限りなく削減されて驚きました」とのお声をいただいています。見積書の用紙サイズや、受注と同時に発注できる仕組みなど、運用に合わせたカスタマイズも行いました。
ExcelとAccessでの管理から移行（小嶋織物株式会社様）
糸づくりから最終製品まで一貫生産されている小嶋織物様では、作業工程が多く、ExcelやAccessを駆使して工程管理と販売管理を別々に行っていました。さまざまなソフトを比較しても業務に合うものが見つからなかったなか、カスタマイズで工程管理と連動した販売管理を実現しました。
小さく始めて、あとから広げられます
システム化というと大がかりに聞こえますが、すべてを一度に置き換える必要はありません。はんばいQは、まず売上・請求など優先度の高い業務から始め、運用しながら仕入管理や在庫管理、受注・発注管理、見積書発行などの機能を追加していけます。導入時の操作説明から運用中のご相談まで、専任のサポートデスクが対応し、必要に応じてリモートでもサポートします。
まとめ
- Excelでの売上管理・請求書作成が大変になる原因は、業務の流れが別々のファイルに分かれていること
- 販売管理システムにすると、転記がなくなり、請求や集計が自動になり、誰でも状況が分かる
- サーバーの持ち方は、サブスク型・社内サーバー・クラウドサーバーの3つから、自社に合うものを選べる
- 業務に合わせたカスタマイズができれば、「うちは特殊だから」という会社でもシステム化できる
「うちの業務でも使える？」「どの運用方法が合っている？」といったご相談だけでも大歓迎です。導入事例をまとめた資料や、実際の画面を見ていただける無料デモもご用意しています。
お電話でのお問い合わせ：0774-63-1131（月曜日〜金曜日 9:00〜18:00）