オフコン・古い販売管理システムの入れ替えはいつ？失敗しない移行の進め方と注意点
— wp:paragraph –>何十年も使い続けてきたオフコン（オフィスコンピュータ）や、昔に作った販売管理システム。「まだ動いているから」と使い続けているものの、保守の終了やメーカーの部品不足、詳しい担当者の退職など、不安の種が増えていないでしょうか。
この記事では、古いシステムを入れ替えるタイミングの見極め方と、失敗しない移行の進め方、補助金との付き合い方を、お客様ごとのカスタマイズでシステムをお届けしてきた、オフコンからの移行実績もあるシスポートがご紹介します。
こんなサインが出たら、入れ替えを考える時期です
- メーカーや保守会社から、保守の終了や保守費用の値上げを知らされた
- インボイス制度など、法律や制度の変更にシステムを対応させられない
- 文字だけの画面で操作が難しく、新しいスタッフが覚えるまでに時間がかかる
- システムを使いこなせるのが、特定のベテラン社員だけになっている
- ExcelやWebサービスなど、ほかのソフトとデータをやり取りできない
- 機械が古く、故障したら修理できるか分からない
1つでも当てはまるなら、壊れてから慌てる前に、入れ替えの準備を始めておくことをおすすめします。
入れ替えを先送りにするリスク
古いシステムが突然止まると、請求書が出せない、在庫が分からないといった形で、業務そのものが止まってしまいます。故障してから新しいシステムを探すと、比較や検討の時間が取れず、業務に合わないものを急いで選んでしまうことにもなりかねません。また、機械が完全に壊れてしまうと、長年ためてきたデータを取り出せなくなるおそれもあります。
「業務のブラックボックス化」も見逃せません。特定の社員しか操作できない状態が続くと、その方の退職や長期の休みで、業務が回らなくなってしまいます。
失敗しない移行の進め方
ステップ1：今の業務の流れを書き出す
今のシステムで「何をしているか」を、受注から請求・入金まで順番に書き出します。長年の運用で生まれた独自の処理や、「この帳票だけは外せない」というこだわりも洗い出しておきましょう。
ステップ2：移行先を選ぶ
よくある失敗が、「安くて有名だから」と汎用のソフトを選び、独自の処理ができずに使いこなせなかったというケースです。オフコンで長年使ってきた業務には、その会社ならではの処理が多く含まれています。業種に特化したシステムや、業務に合わせてカスタマイズできるシステムを選ぶと、移行後のギャップが小さくなります。
ステップ3：データの移行方法を確認する
取引先や商品、過去の取引のデータを新しいシステムに移せるかどうかは、事前に必ず確認しましょう。移せるデータの範囲は、今のシステムの環境や状況によって変わります。
ステップ4：操作指導を受けて、少しずつ切り替える
新しいシステムが入ったら、実際に使いながら細かい調整を行い、操作に慣れてから本格的に切り替えます。導入時に操作指導を受けられるか、運用が始まってからも相談できるかは、選ぶときの大切なポイントです。
サーバーを社内に置かない、という選択肢も
オフコンからの入れ替えは、「サーバーをどこに置くか」を見直すよい機会でもあります。社内にサーバーを置く形のほか、シスポートでは国内データセンターのお客様専用サーバーでシステムを動かす運用もご提案しています。サーバーの故障対応はデータセンターが24時間365日体制で行い、災害や停電のリスクにも備えられます。ソフトは買い切りで保守料のみ、サーバーは月額定額です。
運用方法の違いは「Excelでの売上管理・請求書作成はどこが限界？」の中で比較表にまとめています。
補助金は「使えたら助かる」くらいに考える
システムの入れ替えには、国の「デジタル化・AI導入補助金」（旧：IT導入補助金）などの補助金が使える場合があります。ただし、採択は年々厳しくなっており、申請しても必ず受けられるとは限りません。
補助金をあてにして入れ替えの時期を先延ばしにすると、その間に古いシステムが止まってしまうおそれもあります。まずは「補助金がなくても、入れ替える価値があるか」で判断し、使える制度があれば活用する、という順番で考えるのがおすすめです。制度の最新の状況は、ご相談の際にお伝えします。
導入事例：オフコンから「ごふくQ」へ移行した呉服卸業B社様
B社様は長年オフコンを使い続けてこられましたが、文字ベースの操作画面は習得に時間がかかり、特定のベテラン社員しか使いこなせない状態でした。保守費用の高騰も経営の負担になっていたものの、刷新には多額の費用がかかると考え、なかなか踏み出せずにいらっしゃいました。
シスポートはIT導入補助金を活用した、呉服卸業向け販売管理システム「ごふくQ」への全面移行をご提案しました。長年親しまれた操作感を引き継ぐ落ち着いた画面で、ベテランから新しいスタッフまで戸惑わずに入力できる環境をつくり、プライベートクラウドの構築でサーバーの維持管理からも解放されました。
以前のシステムでは一つの作業に何度も同じ情報を入力していましたが、ごふくQになってからは二度手間が消えました。浮いたコストと時間を、より生産的な業務に回せるようになったと感じています
B社ご担当者様
シスポートの移行先システム
- はんばいQ30：見積・受注から売上、請求・入金、仕入、在庫までを管理できる販売管理システム。業務に合わせたカスタマイズで、さまざまな業種に対応します。
- ごふくQ：呉服卸業に特化した販売管理システム。単品管理や浮貸借管理など、汎用ソフトでは難しい処理を標準で搭載し、オフコンからのデータ移行の実績もあります。
どちらもインボイス制度に標準対応し、導入時の操作指導から運用中のご相談まで、専任のサポートデスクが対応します。
まとめ
- 保守の終了、法改正に対応できない、特定の人しか使えない、といったサインが出たら入れ替えの準備を始める
- 壊れてから探すと、比較の時間が取れず、データを失うおそれもある
- 移行先は、業務に合わせてカスタマイズできるか、データを移せるか、導入後のサポートがあるかで選ぶ
- 補助金は採択が厳しくなっているため、あてにせず「使えたら助かる」くらいに考えて、入れ替えの判断を先延ばしにしない
「今のシステムのデータは移せる？」「うちの業務にも合う？」といったご相談だけでも大歓迎です。お気軽にお問い合わせください。
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