請求書の郵送をやめたい！請求書をメールで送る3つの方法と切り替えの注意点
毎月の締め日が来るたびに、請求書を印刷して、三つ折りにして、封筒に入れて、切手を貼って、ポストへ……。取引先が多いほど、この作業だけで半日から1日かかってしまう会社も少なくありません。
2024年10月には郵便料金が値上げされ、定形郵便（25g以内）は84円から110円になりました。配達にかかる日数も以前より長くなり、「月末に出した請求書が、締め日までに届くか心配」という声も聞かれます。
この記事では、請求書の郵送をやめてメールで送る方法と、切り替えるときの注意点を、販売管理システム一筋40年のシスポートがご紹介します。
請求書の郵送には、見えないコストがかかっている
郵送のコストは切手代だけではありません。
- お金のコスト：切手代、封筒代、用紙代、プリンターのインク・トナー代
- 時間のコスト：印刷、押印、三つ折り、封入、宛名の確認、投函
- ミスのリスク：別の取引先の請求書を入れてしまう「入れ間違い」、出し忘れ
たとえば毎月100通の請求書を郵送している場合、切手代だけで月11,000円、年間では13万円を超えます。これに封筒・用紙代と、作業にかかる人の時間が加わります。
請求書をメールで送る3つの方法
| 手作業でPDFを送る | 請求書発行のクラウドサービス | 販売管理システムから送る | |
|---|---|---|---|
| 始めやすさ | すぐ始められる | 契約すればすぐ使える | システムの導入が必要 |
| 費用 | ほぼかからない | 月額費用がかかり続ける | 導入時の費用＋保守料 |
| 送る手間 | 1社ずつPDF化・添付・送信 | まとめて送信できる | まとめて送信できる |
| 誤送信の防止 | 人の注意に頼る | 仕組みで防げる | 仕組みで防げる |
| 売上・入金管理とのつながり | 別管理 | サービスによる（別料金のことも） | 最初からつながっている |
1. ExcelやWordで作った請求書をPDFにして、手作業でメールする
費用をかけずにすぐ始められる方法です。ただし、取引先ごとにPDFを作り、メールを作成し、添付して送る作業が毎月発生します。取引先が数社なら問題ありませんが、数十社になると郵送と同じくらい時間がかかることもあります。何より怖いのが、別の取引先の請求書を添付してしまう誤送信です。取引金額という大切な情報が、他社に渡ってしまいます。
2. 請求書発行のクラウドサービスを使う
テレビCMなどでもおなじみの方法です。初期費用を抑えて始められる一方、月額費用は使い続ける限りかかります。請求書の発行だけでなく、見積や受注、売上の管理までそろえると、月額が大きくなるサービスもあります。5年、10年と使った場合の総額も確認しておくと安心です。当社コラム「電子請求書発行システム」でも、総額の考え方をご紹介しています。
3. 販売管理システムから、そのままメールで送る
売上の入力から請求書の発行、メール送信までを1つのシステムで行う方法です。売上や入金のデータと請求書が最初からつながっているため、請求書だけを別のサービスで作る必要がありません。すでに販売管理システムを使っている会社なら、オプションを追加するだけで始められる場合もあります。
メール送付に切り替えるときの注意点
取引先に事前にお知らせする
ある月から突然メールに変わると、取引先の担当者が見落としてしまうことがあります。切り替えの1〜2か月前に案内を送り、送付先のメールアドレスを確認しておきましょう。「紙で受け取りたい」という取引先には、郵送を続ける形でも構いません。
インボイス制度への対応
インボイス制度では、適格請求書（インボイス）をPDFなどの電子データで交付することも認められています。登録番号や税率ごとの消費税額など、記載事項は紙の場合と同じです。
電子帳簿保存法への対応
メールで送った請求書の控えは「電子取引」のデータにあたり、電子データのまま保存する必要があります。保存の方法や要件は会社の状況によって異なるため、詳しくは顧問の税理士にご確認ください。
はんばいQ30なら「メールオクルン」で請求書をメール送信
シスポートの販売管理システム「はんばいQ30」には、発行した請求書をメールで送信できるオプション「メールオクルン」があります。シスポートはこれまで、お客様一社一社の業務に合わせたカスタマイズでシステムをお届けしてきました。その中でご要望の多かった請求書のメール送信を、はんばいQ30のオプションとして商品化したものです。
- 封入・郵送の手間を削減：はんばいQ30で発行した請求書を、そのままメールで送れます。
- 誤送信を防ぐ：手作業での添付間違いや送り先の間違いを防ぐ仕組みです。
- 売上・請求・入金がつながったまま：売上の入力から請求書の発行まで、これまでどおりはんばいQ30で行えます。
- インボイス制度に標準対応：はんばいQ30はインボイス制度に標準で対応しています。
メールオクルンの参考価格は25万円〜（税別）です。お客様の運用やカスタマイズの内容によって変わりますので、詳しくはお問い合わせください。これからはんばいQ30を導入される場合は、販売管理とあわせてご検討いただけます。
まとめ
- 請求書の郵送には、切手代だけでなく、封入の時間や入れ間違いのリスクといった見えないコストがかかっている
- メールで送る方法は、手作業・クラウドサービス・販売管理システムの3つ
- 切り替えるときは、取引先への事前のお知らせと、インボイス制度・電子帳簿保存法への対応を確認する
- 売上・請求・入金とつながったままメールで送るなら、販売管理システムから送る方法がおすすめ
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